Publié à l'origine dans le numéro de novembre 2014 du magazine College Planning & Management.
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PAR MICHAEL ZUIDEMA
À en juger par une étude récente qui prévoit que le marché des notifications de masse représentera plus de 6,4 milliards de dollars d'ici 2018, la demande de systèmes de communication d'urgence avancés n'est pas près de diminuer.
Il est facile d'acheter un système de sécurité doté de capacités de notification de masse. L'élaboration d'une stratégie appropriée pour diffuser les messages de manière efficace et efficiente demande un peu plus de réflexion et de planification.
En répondant à ces quatre questions, vous pourrez prendre les mesures nécessaires pour déployer efficacement tous les outils à votre disposition.
Comment le message est-il rédigé ?
Tout d'abord, il convient de faire la distinction entre les messages d'alerte (qui attirent l'attention en cas d'urgence) et les messages d'avertissement (qui fournissent des informations essentielles en vue d'une réaction appropriée). Les alertes doivent donc perturber d'urgence la nature banale de la vie quotidienne, qu'elles soient sonores ou visuelles, et être suivies d'avertissements fournissant des conseils sûrs.
Comment le message est-il diffusé ?
La diffusion de messages sur plusieurs plateformes - texte, courriel, médias sociaux, haut-parleurs, téléphones à lumière bleue, alertes de bureau, panneaux numériques, etc. - augmente les chances d'atteindre le plus grand nombre possible de personnes et de s'assurer que l'alerte a été reçue.
Quels sont les rôles de votre équipe ?
Un certain nombre de services peuvent vouloir revendiquer une responsabilité - administration, gestionnaire des installations, informatique, sécurité, relations publiques, etc. - mais il est essentiel de définir clairement les rôles lorsqu'un incident se produit et que les secondes sont cruciales. Réglez ces détails importants avant qu'il ne soit trop tard.
Qui reçoit le message ?
Votre public ne se limite pas aux élèves et au personnel. Il comprend la communauté environnante et les premiers intervenants, qui auront également besoin de mises à jour et de notifications concernant des situations potentiellement dangereuses.
Michael Zuidema est le directeur de la communication de Code Blue Corporation.